[Notion 강의 1] 문서로 협업하기란 무엇일까? 그리고 생산성이란?

노션으로 협업을 생각해 본 적 있는가? 노션 가계부, 노션 다이어리, 개인적인 업무 관리, 블로그 관리 등 개인을 위한 노션 사용 방법은 이미 많이 알려져 있다. 회사에서, 팀에서, 협업을 위한 노션 사용법은 생각보다 정보가 별로 없다. 왜일까? 일을 좋아하고 잘하며 즐기는 사람이 별로 없기 때문이다. 어떻게 하면 노션으로 협업을 잘할 수 있을지, 50명 규모 스타트업에서 3개월 동안 노션 ERP를 구축했던 경험을 나누고자 한다. 본 글이 사업 관리를 위한 노션, 팀 공유를 위한 노션, 여러분이 처한 상황에 응용할 수 있도록 영감을 줄 수 있기를 바란다.

생산성을 위한 Notion 강의

 

Notion의 Why란 무엇일까?

Notion 기능을 단순히 설명하는 책, 유튜브, 블로그는 많다. 하지만 Notion으로 무엇을 해야 하는지, 즉 Why에 집중하는 사람은 별로 없다. 있더라도 그 깊이가 낮을 수 밖에 없다. 정답이 없는 비즈니스 환경 때문이다. 아무리 다양한 실무 사례 강의를 들어 본다 한들 나에게 꼭 맞는 정답을 찾을 수 있을까? 불가능하다. 결국 어느 정도는 스스로 고민을 해야하는 것이다.

 

본 글은 스스로 고민할 수 있도록 그 방향성을 제시하고자 한다. 저마다 처한 비즈니스 문제가 다양할텐데, 일반적으로 통용되는 만능 해법이 존재한다면 그것이 정말 해법일까? 누구나 그 방법으로 문제를 해결할 수 있다면 애초에 문제 정의를 잘못한 것이다. 일 잘하는 사람은 문제 정의가 뭔가 잘못되었을 때, 그것을 간파할 줄 아는 눈이 있다. 사고의 프레임이 다르다.

Notion도 마찬가지다. 협업 상황에서 Notion이 주는 가치가 무엇일지 고민해 보기 위해, 협업의 Why, 생산성을 살펴보자.

 

사전적 의미의 생산성

생산을 위한 여러 요소들이 투입된 양 대비, 그것으로 이루어진 생산물 산출량의 비율

즉, 단위 노동을 들여 만들어낸 생산물의 양을 의미한다. 전통적인 제조업과 최근 온라인 비즈니스가 매우 활발한 서비스업의 상황을 예로 들어 생각해 보자. 제조업 비즈니스는 어떤 흐름을 가지는가? 공장 기계 설치 비용, 전기료, 원재료를 투입하여 제품이 탄생하고 결과적으로 제품을 판매한 것에 따라 매출이 발생한다. 서비스업 비즈니스 흐름은 어떨까? 전기료, 원재료는 제조업과 유사하지만 한 가지 다른 점이 바로 임직원의 직접적인 에너지가 투입된다는 것이다.

• 제조업: 공장 기계 설치 비용, 전기료, 원재료 투입 → 제품 탄생 → 판매에 따른 매출
• 서비스업: 임직원 에너지 투입 → 서비스 제공 → 고객에게 전달된 가치에 따른 매출

 

그렇다면 현대 지식 노동 상황에서 생산성을 정의해 본다면 어떨까?

생산을 위한 여러 요소들이 투입된 양( = 임직원의 에너지, 정신력, 시간) 대비, 그것으로 이루어진 생산물 산출량( = 하나의 완결된 서비스 제공을 위해 발생한 중간 산출물, 문서)의 비율

지식 노동의 생산성 방정식

 

여기서, 임직원의 에너지가 투입되는 두 가지 핵심 영역인 커뮤니케이션 및 업무를 살펴보자. 커뮤니케이션은 우리가 생각하는 그것이다. 미팅, 채팅, 이메일, 전화 등 다른 사람과 소통해야 하는 모든 것이다. 업무는 직접적, 간접적 모든 것을 말한다. 프로젝트 관리하는 행위, 기획서 및 보고서를 작성하는 행위 그 자체를 의미한다. 결론적으로, 현대 지식 노동의 생산성은 이렇게 정의할 수 있다.

임직원의 커뮤니케이션 & 업무에 들어간 에너지(=주로, 시간) 대비, 만들어진 중간 산출물(=주로, 문서)
→ 궁극적으로는 고객에게 전달된 가치에 따라 판단되어야 하지만, 이는 비즈니스 영역이므로 논외로 하겠다.

 

산출물로써 언급한 문서 생산을 전통적 방식과 미래형 방식으로 비교해 보자.

전통적 문서 생산은 어땠으며, 미래형 문서 생산은 어떻게 될지 생각해 보자. 먼저, 문서 작성 하면 무엇이 떠오르는가? 아마 이런 것들일 것이다. 과거에는 표준 문서 규격을 만들고 출력, 서류철하여 서고에 보관했지만, 요즘에는 언제든지 수정/검색 가능하고 내용 그 자체에만 집중이 되고 있다. 점점 효율적인 커뮤니케이션과 생산활동이 되는 것이다. 얼마 전까지의 디지털 문서들은 과도기라고 볼 수 있다. 왜냐하면 종이와 파일철을 사용한 문서 관리, 파일 관리 방식이 단지 컴퓨터 속 폴더로 전환된 것이기 때문이다. 앞으로 폴더 개념은 사라질 것이다.

참조. 전통적인 A4 출력 문서 생산 및 관리에 대한 이미지

 

워드프로세서 혁신의 세 가지 한계가 있다. 먼저, 훈민정음, 한컴오피스, MS오피스, 구글닥스 등 A4 사이즈의 하드카피 문서를 제작하는 것이 주 목적이다. 컴퓨터 속 폴더 개념은 서류철이 보관된 서랍, 문서고가 디지털로 단지 구현되어 있는 것일 뿐이다. 실시간 공유 및 협업 기능이 생기긴 했으나, 여전히 A4 문서를 제작하기 위한 단편적인 커뮤니케이션일 뿐이다. 그렇다면 미래형 문서란 무엇일까?

규격화 된 사이즈가 사라지고, 문서가 어떤 내용을 담고 있는지가 더 중요해질 것이다. 언제든지 간편하게 수정, 실시간 공유, 자료 검색이 용이하게 될 것이다. 최근 MS에서 발표한 Copilot을 보면 미래형 문서 제작의 힌트를 얻을 수 있다.

 

문서의 존재 이유는 무엇일까?

문서는 기록과 공유를 위해 존재한다. 과거의 문서는 몇 십년, 몇 백년 후에 공유될 수 있도록 기록을 남기는 것이었지만, 현재에는 실시간 공유 목적이 더 크다. Notion의 존재 이유 또한 기록과 공유이다. 쉽고 간편하게, 그리고 예쁘게 기록하고 공유할 수 있는 것이 바로 Notion이다. 우리가 앞으로 다루고자 하는 Notion의 존재 이유 또한 기록과 공유이다. 태생 자체가 웹 문서, 다양한 멀티미디어, 문서간 위계 정렬이 편리하도록 만들어진 도구다.

 

개인이 문서를 작성하는 이유는 무엇일까? 우리는 Notion으로 무엇을 하려는 것일까?

Notion은 개인 관점에서 많이 사용하는 것으로 알려져 있다. 일반적으로 개인은 세 가지 상황에서 문서를 작성한다.

• 개인 일상 기록 = 추억
• 개인 공부 기록 = 학습, 성장, input
• 개인 업무 기록 = 공유, 성과, output

 

이 세 가지 중에서 우리가 Notion으로 하려는 것은 바로 "일 잘하기" 이다. 비즈니스 상황에서 효율적으로 효과적으로 Notion을 쓰는 방법을 알아보고자 한다. 흔히 말하는 생산성이라는 것, 투입을 낮추고 산출을 높이는 행위를 어떻게 하면 Notion의 도움을 받을 수 있을까? 고민한 흔적을 공유하고자 한다.

먼저, 에너지를 줄이는 방법이 있다. 숙련도를 높이는 것이다. (생활의 달인을 생각해 보라) 그러나 이것은 지식 노동 상황에서 한계가 있다. 다음으로, 기계에게 위임해서 정신력을 줄일 수 있다. (엑셀, RPA, 노코드 자동화 등) 사람보다 속도가 혹시 느리더라도, 컴퓨팅 비용은 인건비 보다 훨씬 더 저렴한 시대가 왔기 때문이다.

그렇다면 산출물은 어떻게 늘릴 수 있을까? 단순한 문서라면 템플릿을 만들어서 간편하게 대량 생산 (연차 휴가 촉진 문서, 근로 계약서 등) 하면 된다. 그리고 인사이트를 반영하여 고객 가치가 높은 문서를 생산하면 된다. (영향력 높은, 효과적인 문서 만들기)

 

Notion으로 생산성을 어떻게 높일 수 있을까?

시간을 줄여주고 영향력 높은 산출물을 많이 만들 수 있게 도와준다. 노션에서 정의해 준, 정형화 된 최소한의 문서 요소를 익혀 신속하게 효과적인 문서를 작성할 수 있다. 노션에서 만들어 준, 그래픽 유저 인터페이스 방식의 데이터베이스를 익혀 중복을 최소화한 효율적인 업무 관리가 가능하다. 노션에서 제공하는, 웹 퍼블리싱 기능을 통해 많은 사람들과 간편하게 협업할 수 있다.

• 최소한의 문서 요소를 사용하여 신속하게 효과적인 문서 작성
• GUI 방식의 쉬운 데이터베이스 관리로 중복 최소화 업무 관리
• On/Off 방식의 웹 퍼블리싱 기능으로 사람들과 간편하게 협업

 

앞으로 계속되는 글을 끝까지 따라와 보면, 일을 즐기고 잘하는 사람이 되기 위한 고민의 방향성을 얻게 될 것이다.