경영지원팀 또는 스타트업 대표에게 제안 드리는, 효율적으로 업무용 메신저 관리하는 노하우 feat. Slack, 디스코드, 팀즈, 잔디, 카카오 워크스페이스

업무용 메신저, 어디까지 고민해 보았는가? 스타트업에서 많이 쓰는 슬랙, 디스코드 좋다고는 하는데 어떻게 써야 좋은 걸까?

카카오톡과 같은 사람 기반 대화방에 익숙한 우리, 사내 협업툴에서도 비슷한 상황을 자주 맞이하게 된다.
'내가 메시지를 보내야 할 멤버가 모두 있으니까 이 방에 보내면 되겠다' 싶은 생각으로 주제와 무관한 대화를 시작하는 사람들을 말이다.

본 글은 협업을 더 잘하기 위한 채널 명 세팅 노하우와 메시지 커뮤니케이션 룰을 소개한다.

 

채널은 "주제" 기반 대화 공간임을 기억하자.

"사람" 기반 대화인 카톡과 달리, 같은 멤버로 구성된 채널이라 하더라도 주제에 따라 여러 개일 수 있다. 쉬운 예로, 모든 멤버가 참여하는 "점심 뭐먹지" 채널과 "전사 공지" 채널이 있겠다. 오픈 카톡 참여해 본 사람이라면 알 것이다, 업계 동향 또는 유익한 정보를 잘 모니터링 하던 어느 날, 갑자기 나타난 빌런 하나 때문에 대화방 분위기가 확 달라지는 것을.

즉, 대화 공간을 "주제" 에 따라 다르게 관리하는 것이 중요하다.

 

대화의 형식은 물리적 형태에 따라 다섯 가지로 나뉜다.

• N→N: TFT, 프로젝트 등 의사결정 필요한 논의나 토론, 팀 내 자유 소통 등
• N→1: (루틴한)작업 요청, 버그 제보, 개선 건의, 특정 팀이나 담당자가 동료들의 의견을 수렴하고 싶을 때
• 1→N: 경영지원팀의 전사 공지, 사내 정책 등 알림 성격, 특정 팀이나 담당자가 동료들에게 협조 요청할 때
• N→0: 잡담, 업계 동향, 뉴스 등 회신 의무가 없는 채널
• 0→N: 리드 접수 알림, 결제 알림, 공용 이메일 알림, 깃헙 PR noti 등 모니터링 목적

이렇게 바라보면 채널을 정리하기가 훨씬 수월하다. 내가 주로 어떤 채널에서 메시지를 작성해야 하고, 회신해야 하는지 고민의 시간을 줄여준다. 5인 내외의 소규모 팀에서는 팀 내 가벼운 잡담 채널을 하나 사용하면서, 주요 업무 채널은 별도로 관리하는 것이 좋다.

 

메시지는 반드시 답장해야하는 것과 그렇지 않은 것, 두 가지로 나뉜다.

이메일을 상상하면 쉽다. 내가 반드시 회신해야 하는 메시지와, 단순히 참조만 해도 되는 메시지가 있다.

 

메시지 보낼 때, 태그를 두려워하지 말자.

상대방의 "액션" 이 필요하다면 "태그" 하자. '미안해서, 업무에 방해될까봐, 휴가인데 쉬게 해야지' 와 같은 생각은 어설픈 배려다. 상대방이 해야할 일을 명확하게 전달해야 한다. 진짜 배려란, 상대방에게 액션을 요청하기 전에 내가 할 수 있는 액션을 모두 취했는지 한 번 더 생각하는 것이다.

모두가 이것을 지킨다면, 자연스럽게 불필요한 태그와 알림이 줄어든다. 중요한 메시지(내가 회신해야 하는 메시지)에 더 집중할 수 있다.

 

태그를 받았다면 무조건 회신하자.

무조건은 "즉시" 가 아니다. 다만, 읽었음을 표시하는 것이 좋다. 이모지 중에 "eyes" 가 있다. 눈 두개가 동그랗게 떠있어서 내가 보았음을 알리는 데 용이하다.

답변에 시간이 걸릴 것 같다면, '내용 파악 후 언제까지 답변 주겠다' 고 회신한다. 내가 할 수 있는 일이 아니라면, 빠르게 전달한다. 이 역시 이메일과 비슷하다.

 

채널 목록 순서를 정리한다.

주의 집중력을 효율적으로 사용하려면, 내가 태그 될 가능성이 높은 채널, 혹은 내가 태그되지 않더라도 답변 의무가 높은 채널을 우선순위 높게 모니터링 해야한다. 중요한 채널을 목록 위에 배치할 수록 편하다.

 

채널 명 규칙을 정한다. feat. 경영지원 또는 스타트업 대표

특히, prefix를 정하면 식별이 용이하다. 누구든 해당 채널의 기본 목적을 예상하기 쉽다. 채널을 잘못 찾아 들어가는 실수도 줄어든다.

prefix 예시는 다음과 같다. 정답이 없으므로, 사내 분위기, 사내에서 자주 사용하는 용어 등을 활용하여 정하기만 하면 된다.

• N→N: team, squad, chapter, project, tft 등 
• N→1: help, request, operation, voc 등
• 1→N: {기업명}, help, forum, task 등
• N→0: chat, talk, news, sub 등
• 0→N: noti, monitoring, health, bot 등

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중요한 것은, 사내 커뮤니케이션 방법을 정한 다음, 모두가 이것을 지키는 것이다. 서로의 시간을 존중하면서도 효율적으로 협업이 이루어진다. 각자 꼭 해야하는 일에 집중할 수 있다.

P.S. 올해 출시될 팀즈의 댓글(스레드) 기능, 손꼽아 기다리고 있다. 현재 재직중인 회사에서 팀즈를 쓰는데, 한 채널에 주제 2~3개가 동시에 펼쳐지는 순간, 내용 파악에 정말 많은 에너지가 소모된다. 채널 목록 수동 정렬을 위한 즐겨찾기 15개 제한도 아쉽다. 슬랙의 편리함을 역체감하고 있다.