[Notion 강의 2] 비즈니스 문서란? 효과적인 커뮤니케이션을 위한 직장인 글쓰기 노하우!

일상을 노션으로 관리하는 사람은 많지만, 업무를 노션으로 그것도 협업을 목적으로 하는 사람은 많지 않다. 노션으로 협업할 때 가장 중요한 것은 무엇일까? 내가 제작한 노션 페이지의 목적, 바로 글쓰기의 목적을 생각하는 것이다. 다이어리를 쓰면서 글쓰기의 목적을 생각해 본 적 있는가? 연애편지를 쓰면서 이 편지의 목적이 무엇일지 생각해 본 적 있는가? 아마 없을 것이다. 그러한 글들은 목적이 필요 없다. 글 쓰는 행위 그 자체 만으로도 이미 목적을 달성할 수 있기 때문이다.

어떻게 하면 노션으로 협업용 문서를 잘 쓸 수 있을지, 4년 간의 비즈니스 문서 작성 경험을 통해 얻은 노하우와 고민의 흔적을 나누고자 한다. 본 글이 노션으로 일을 더 잘하고 싶은 사람에게 도움이 될 수 있기를 바란다.

비즈니스 글쓰기를 위한 Notion 강의

 

비즈니스 문서의 종류와 목적

기획안, 보고서, 회의록, 이메일, 사내공지, 제안서, 채용공고, ... 일할 때 작성하는 문서의 종류는 다양하지만 두 가지로 정리할 수 있다. 각 글을 쓰는 이유와 목적을 생각해 보자. 설득 또는 설명이다. 비즈니스 문서는 모두 이 두 가지 범주 내에서 설명이 가능하다. 설득을 위한 문서란, 의사결정이 필요한 사항이나 다음 행동을 유도하는 사항을 주제로하는 문서다. 설명을 위한 문서란 단순히 정보를 전달하거나, 현재 업무 진행 상황을 공유하는 것이다.

 

설득 문서 예시

• 나는/우리팀은 A라는 제품/서비스를 제공합니다. 구매해 주세요. (브랜딩/마케팅/세일즈)
• 나는/우리팀은 B라는 신사업을 하고 싶습니다. 허락해 주세요. (기획/품의)
• 나는/우리팀은 당신을 채용하고 싶습니다. 지원해 주세요. (채용)
• 내가/우리팀이 제공하는 제품/서비스는 이렇게 사용하세요. (매뉴얼)
• 내가/우리팀이 당신의 행동을 요청합니다. (이메일, 공문)

설명 문서 예시

• 내가/우리팀이 진행 중인 신사업 B의 현황은 이렇습니다. (현황 보고서)
• 내가/우리팀이 나눈 대화 내용은 이렇습니다. (회의록)
• 내가/우리팀이 새롭게 알게 된 사실은 다음과 같습니다. (연구자료 등)

 

비즈니스 문서의 구조

비즈니스 문서의 구조 또한 딱 두 가지, 순차 또는 나열로 나뉜다. 순차 글쓰기와 나열 글쓰기는 얼핏 보면 비슷하지만 각 글의 목적에 따라 쓰임에 맞는 구조를 적용해야 한다. 순서대로 연결하는 순차 글쓰기의 흐름은 이유를 명확히 하고 싶을 때 유용하다. 주제 → 문제 → 무엇을 → 어떻게 → 주제의 흐름이다. 여러 개를 나열하는 글쓰기의 흐름은 방법을 명확히 하고 싶을 때 사용한다. 주제 → 방법1 & 방법2 & 방법3 → 주제의 흐름이다.

순차 문서 예시

• 주제: 우리 회사는 기존 사업을 접고 신사업에 올인해야 한다.
  • 문제: 기존 사업은 경쟁사가 많아 수익 창출이 어렵다.
  • 방향: 새로운 고객을 확보하기 위하여 신사업을 개척해야 한다.
  • 전략: 신규 아이템 전문가 영입, 신규 아이템 유통망 확보, 기존 사업과의 시너지

나열 문서 예시

• 주제: 우리 회사는 기존 사업을 접고 신사업에 올인해야 한다.
  1. 방법 1. 신규 아이템 전문가를 영입하여 전문성을 높인다.
  2. 방법 2. 신규 아이템 유통망을 확보하여 물류를 개선한다.
  3. 방법 3. 기존 사업 고객사와 파트너십을 맺어 시너지를 발생시킨다.

 

비즈니스 문서의 종류: 설득 또는 설명
비즈니스 문서의 구조: 순차 또는 나열

 

좋은 비즈니스 글쓰기란?

좋은 비즈니스 글쓰기란 무엇인지 생각해 본 적 있는가? 모든 글에는 독자가 있기 마련인데, 직장인들은 그 사실을 자주 간과한다. 독자는 없고 글쓴이(작성자)만 있다. 출장 보고서를 작성한다고 생각해 보자. 출장 보고서의 목적은 무엇일까? 설명일 가능성이 높지만 상황에 따라 드물게 설득일 수도 있다. (출장에서 얻은 인사이트를 사내에 도입하자고 설득하는 경우)

그럼 이 내용을 팀 동료에게 공유할 때와, 팀장에게 공유할 때, 임원에게 공유할 때, 보고서는 하나만 작성하면 되는 걸까? 아니다. 아직 이해가 안 되는 사람이 있다면 조금 더 생각해 보자. 팀 동료에게 공유할 때는 실무자 관점에서 궁금해 할 만한 디테일이 중요하다. 팀장에게는 우리 팀의 역할과 성과에 어떤 도움이 되는지가 중요할 것이고, 임원에게 공유할 때는 우리 사업부(혹은 회사)의 이익에 도움이 되는지가 중요할 것이다.

즉, 좋은 비즈니스 글쓰기란, 독자의 질문을 예측하여 그 순서대로 답을 하는 것이다. 일반적으로 비즈니스 문서의 독자들은 Why, What, How 순서대로 질문하기를 좋아한다. Why? 왜 해야 하는가? → What? 무엇을 할 것인가? → How? 어떻게 할 것인가? 아직 글쓰기가 서툰 사람들이 특히 조심해야 할 것은 내 글에 지나치게 자신하는 것이다. 이정도면 완벽해 보다는 끝없이 의심하고 고민해야 좋은 글이 나온다.

 

Why? 왜 해야 하는가? → What? 무엇을 할 것인가? → How? 어떻게 할 것인가?

 

그렇다면, 비즈니스 글쓰기와 노션은 어떤 관계가 있을까?

노션에서 제공하는 기본 요소만 잘 활용해도 비즈니스 글쓰기를 잘할 수 있다. 노션 문서를 쉽고 빠르게 그리고 예쁘게 만드는 방법은 다음 이어지는 글에서 보다 자세히 설명하겠다. 글쓰기에 정답은 없지만, 글쓴이의 목적과 의도에 따라 기본 요소를 적절하게 배치하기만 하면 된다.

작성자 의도 반영, 텍스트 간 상하 관계 표시, 중요 내용 강조, 가독성 높이기 위한 장치들이 매우 쉽게 잘 만들어져 있다. 우리는 그 기능을 익혀서 잘 쓰기만 하면 된다. 특히 위에 언급한 설득, 설명, 순차, 나열을 모두 이해했다면 그에 맞게 직관적으로 사용할 수 있을 것이다.